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Comment bien rédiger son cahier des charges pour son évènement ?

Mis à jour : mars 12

1. Information sur l’entreprise


  • Nom de l’entreprise

  • Secteur

  • Taille

  • Entité à facturer

Puis des informations sur la personne de contact :

  • Nom/ Prénom

  • Fonction

  • Service

  • Téléphone

  • Adresse mail


2. Date et durée de l’évènement


  • Date de début

  • Date de fin

  • Date flexible


3. Contexte et enjeux de l’évènement


  • Pourquoi organisez-vous cet événement ?

  • Qu’avez-vous fait les années précédentes ?

  • Est-ce un événement régulier ? Ou appelé à le devenir ?


4. Qui va participer à l’évènement ?


  • Langue des participants

  • D’où viennent-ils?

  • Internet ou externe

  • Leurs fonctions


5. Localisation


  • Ou doit se dérouler votre événement ? Pourquoi ?

  • Quelles sont vos flexibilités ?

  • Avez-vous pensé aux transports des participants ? Comment ? Que comptez-vous faire ?


6. Le lieu


  • Quel type de lieu envisagez-vous ? (hôtel, château…) Pourquoi ?

  • Êtes-vous ouvert à des propositions originales ?

  • Les lieux des années précédentes ?

  • Y’a t-il des lieu que vous ne voulez pas ? Pourquoi ?



7. Le déroulé


  • Horaires d’arrivée de l’équipe organisatrice

  • Horaire d’arrivée des invités

  • Pouvez-vous décrire heure par heure comment va se dérouler l’évènement ?


8. Les besoins à coté


Team Building ? Transport ? Soirée ? Diner de gala ?…


9. Le budget


  • Budget Global HT et TTC

  • Budget pour le lieu et pour chacune des autres prestations

  • Budget N vs N-1


10. Comment gère t’on les participants ?


  • Invitation

  • Information

  • Accueil sur place


11. La logistique


  • Avez-vous des choses à acheminer sur le lieu de l’évènement (kakemono, documentation, goodies…)

  • Quand cela sera t’il livré ?


12. La décoration


Votre évènement a t’il une charte spécifique ? Comment doit-elle être déclinée sur place?


13. Les parties prenantes interne et qui décide (et quand)


  • Combien êtes-vous sur le projet ? Qui fait partie de l’équipe projet ? Quelles personnes, quels services ?

  • Est-ce que plusieurs personnes recherchent ? Ou organisent ?

  • Que se passe t’il en cas d’absence de votre part (maladie ou autre) ? Qui décide ? Qui doit on contacter ?

  • Qui est le décisionnaire final ?


14. Vos attentes sur cet événement / vos objectifs


Décrivez pourquoi vous faites cet événement et tous les objectifs que vous souhaitez atteindre.


15. La satisfaction et la réussite de votre évènement


  • Qu’est ce qui fera de votre évènement une réussite ?

  • Comment allez-vous mesurez cette réussite ? Idem pour la satisfaction ?

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