Le lieu de votre événement la première chose à laquelle vous devez penser. Il est important car c'est l'endroit où tous les souvenirs vont se créer, c'est ce que vos invités vont retenir et raconter à leur entourage une fois l'événement terminé. Il est donc primordial de se poser les bonnes questions concernant le lieu de votre événement.
1. LE BUDGET
Il y a de nombreux critères à prendre en compte ! notamment le budget qui est un élément-clé dans la recherche de votre lieu. En effet, définir votre budget va vous permettre de préciser votre rechercher car le prix peut être complètement différent d'un lieu à l'autre. De plus, il peut vous réduire les possibilités qui s'offrent à vous. Le type de lieu va être en partie défini par le budget que vous allouez à votre événement. Vous pouvez demander des devis pour les lieux "coup de coeur" afin de comparer les offres. D'après le Sia Partner en 2018, pour l'organisation d'événements professionnel, presque la moitié du budget est attribuée à la location du lieu.
2. LES INVITÉS
Vous devez vous faire une idée du nombre de personnes présentes lors de votre événement. Cela va vous permettre d'affiner votre recherche de lieu mais surtout de trouver des lieux qui ont la capacité d'accueillir tous vos convives. Vous ne pourrez pas réserver un lieu si votre liste d'invités dépasse la jauge d'accueil pour des raisons de sécurité. La sécurité est primordiale sur un événement, c'est pourquoi vous ne devez pas prendre à la légère les conditions des lieux que vous allez trouver.
Attention, ne réservez pas un lieu trop grand afin que l'espace ne fasse pas vide. Prenez tout de même une marge pour que vos invités se déplacent facilement dans l'espace.
3. LA DESTINATION
Pour continuer vos recherches, Il faut que vous définissiez la destination de votre événement, qu'il se déroule en France ou à l'étranger. Cela va vous permettre de vous fixer une limite et de ne pas vous éparpiller. Choisissez une ville, un département, une région et établissez un périmètre à cette zone. Par exemple, si vous choisissez la ville de Nantes, dites-vous que vous ne souhaitez pas dépasser les 10 km, 20 km, 30 km de Nantes.
4. LE TYPE D'ÉVÉNEMENT
Pour finir, définissez le type de lieu dans lequel vous souhaitez inviter vos convives. Il existe de nombreux lieux capables d'accueillir des événements. Votre lieu va varier en fonction de votre type d'événement, est-ce un événement professionnel ? un concert ? entre amis ? en famille ? votre événement se déroule le matin ? le soir ? Toutes ces questions sont importantes pour la recherche de votre lieu. Souhaitez-vous réaliser votre événement dans un endroit original, convivial, insolite ...
5. VOS BESOINS
Il est essentiel également de définir ce dont vous avez besoin pour l'événement (une salle de réunion, un extérieur, un hébergement). Pensez également à définir votre plage horaire avec montage et démontage compris.
L'accès au lieu ne doit pas être négligé ! Si vous attendez beaucoup de monde, renseignez-vous sur les moyens de transport, il vous faudra sûrement un parking et peut-être trouver un lieu proche des transports en commun comme les gares ou les aéroports. Prévoyez aussi un accès PMR (Personne à Mobilité Réduite).
Une fois que vous avez fait votre liste de lieu, appelez les afin de connaitre leurs disponibilités. Faites-vous un tableau récapitulatif avec les contacts et sites web de tous les lieux sélectionnés.
Dernière chose, n'oubliez pas de VISITER les lieux que vous avez sélectionnés. Pour éviter les mauvaises surprises le jour de l'événement, nous vous conseillons de visiter les lieux avant de signer quoi que ce soit avec le prestataire.
