Avant même de vous lancer dans l'organisation de votre événement, il y a certaines étapes à ne pas négliger. Découvrez quelques tips et astuces pour bien nommer l'organisation de votre événement.
Étape 1 - Posez-vous les bonnes questions !
Pour la conception de votre événement vous partez d'une page blanche, il est donc important de se poser les bonnes questions. Posez-vous les questions essentielles en premier : qui ? quand ? quoi ? où ? comment ? pourquoi ? Puis affinez votre questionnement et allez petit petit dans les détails.
Étape 2 - Quels sont vos objectifs ?
Afin de démarrer correctement l'organisation de votre événement, il est important de se fixer des objectifs pour vous aider à suivre une ligne conductrice. Le but est de les atteindre ! Pour cela, nous vous conseillons de ne pas vous fixer plus de 3 objectifs. Plus vous en fixez, plus vous risquez de ne pas les atteindre et de voir ça comme un échec.
Vous devez alors vous demander : quel est l'objectif principal de mon événement ? quel message je veux faire passer ? que doivent retenir mes invités ?
Toutes ces questions vont vous amener à définir les objectifs et ce que vous souhaitez pour cet événement. Par la suite, il vous sera plus simple de communiquer vos attentes aux prestataires que vous choisissez.
Étape 3 - Établissez votre concept
Une fois que vous avez établi vos objectifs, réfléchissez à la forme de votre événement. En effet, il existe une multitude de format d'événement, si vous êtes un professionnel, est-ce un événement interne ? externe ? souhaitez-vous organiser une réunion ? un séminaire ? une convention ? une conférence ? Le format de l'événement va vous permettre de réduire votre champs des possibles et de préciser davantage votre demande.
Lorsque vous avez défini les grandes lignes de votre format, vous pouvez commencer à réfléchir sur le concept, la tournure que vous voulez donner à votre événement, l'ambiance, ... vous affinez au fur et à mesure ce que vous voulez. D'après le blog Bedouk, 50% des participants accordent une importance primordiale au contenu de ces événements.
Étape 4 - Définissez vos moyen
Prendre conscience des moyens que vous avez est primordiale avant de se lancer dans la conception de votre événement. Vous devez prendre en compte vos moyens humains, vos moyens financier ainsi que votre structure.
Ces facteurs vont influencer la réalisation de votre événement.
En définissant vos moyens financier vous allez établir le budget que vous souhaitez allouer à votre événement. Vos moyens humaines vont vous permettre d'établir votre liste d'invités (vos collaborateurs, vos prestataires, vos partenaires).
Étape 5 - Conséquences juridiques ? Assurances ? Modalités de paiement ? Je suis perdu !
Ne vous faites pas avoir ! il ne faut pas oublier les lois, les assurances, les conditions juridiques que ce soit en France ou à l'étranger. Lisez bien tous les contrats avant de les signer. S'il y a un aspect que vous ne comprenez pas, posez la question ou demandez des précisions. Travailler avec des personnes de confiance. Anticiper chaque situation. Prévoyez le pire pour que le pire n'arrive pas.
Établissez également en amont les modalités de paiement, pour Clea :
- Gérez bien vos acomptes
- Lisez les conditions générales de vente de chaque prestataire
- Prenez le coût réel de chaque prestation
- Prévoyez un budget de réserve de 10% pour les imprévus
Comme lors de la pandémie du coronavirus, le paramètre de l'aspect sanitaire est à prendre en compte.
Pensez également à tout ce que vous pouvez mettre en place pour que votre événement soit le plus éco-responsable.
Étape 6 - Passez à l'action
L'ennemi de la préparation de votre événement est la "Procrastination". En effet, d'après Le Fiagro en 2019, 85% des français admettent procrastiner et 92% entre 18 et 24 ans. Effectivement, plus vous avez du temps, pas la tentation de remettre au lendemain est grande et facile. Alors pensez qu'à une chose PASSEZ à L'ACTION. Un événement s'organise et grandit tous les jours qui précèdent le jour "J", il faut être en permanence en éveil et agir comme si l'événement était demain.
