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REMPLACER VOS RÉUNIONS PAR UN KICK-OFF MEETING !

Qu’est-ce qu’un kick-off meeting?


Avant, on appelait « réunion de lancement de projet ». Aujourd’hui, on parle de kick-off meeting. Le concept reste le même et essentiel afin de faire le point avec tous les intervenants d’un même projet pour établir plannings, objectifs et guidelines.


Les participants d’un kick-off meeting sont souvent des profils disparates c’est-à-dire des clients, des collaborateurs, des dirigeants, prestataires externes… Les participants partagent un objectif commun mais ils n’ont pas toujours le même niveau d’information, d’implication ou de compréhension. La réussite d’un projet dépend en partie de la communication entre les intervenants qui est un rôle essentiel. Cela permettra de fédérer les équipes, créer un climat de confiance, clarifier tout ce qui peut l’être afin de fluidifier les échanges. Le kiff-off meeting ne doit pas se faire dans des explications compliquées et ni de fioritures.


Quel lieu choisir ?


Le choix du lieu pour un kick-off est important. Il faut privilégier la location d’une salle de réunion à l’extérieur de l’entreprise. Pour faciliter le rassemblement des différents acteurs et de prestataires, choisissez un lieu atypique pour marquer les esprits et motiver les équipes afin de favoriser la cohésion de groupe. Vous pouvez retrouver sur le site Wasabie, les différents lieux que l’on vous propose. (Lien menant aux différents lieux)


Choisissez un lieu de location original plutôt que la salle de réunion au bureau : ceci répondra à un moment de convivialité avec votre équipe. Une ambiance qui mêle sérieux et cohésion reste la façon la plus simple de créer une vraie dynamique autour du projet, et donc d’améliorer l’efficacité du kick-off meeting. Pour animer votre événement, organisez des temps de pauses autour d’un café gourmand, terminez la réunion par une soirée ou précédez-la d’un repas, rythmez-la d’animations ou accompagnez-la d’un team building. Il ne s’agit pas d’oublier l’efficacité mais de créer du lien entre les différents participants.


Définir un plan de projet


Réalisez le plan de projet qui concentre la totalité de votre projet : il contient vos objectifs passant par les ressources ou la planification. Un cahier des charges du projet vous servira pour rassembler, convaincre, communiquer et préparer le kick-off meeting associé au projet en question.


Quelles étapes pour réaliser un kick-off meeting ?


  • L’introduction : Présentez-vous lors de votre kick-off meeting et présentez les participants de la réunion. Si certains intervenants ne se connaissent pas, la présentation est favorable lors de cette réunion. Vous pouvez simplement donner le nom et la fonction de la personne.


  • L’ordre du jour : rédiger un ordre du jour en rappelant les grandes lignes de votre projet : quel est le but de la réunion, qui doit intervenir, quand et durant combien de temps. L’ordre du jour permettra de structurer votre kick-off meeting et de concentrer les temps de questions afin d’optimiser la productivité pendant la réunion.


  • Le contexte et les objectifs : rappeler à vos participants la finalité de votre projet (La problématique, pourquoi existe-t-il…) Chacun doit comprendre pourquoi il est là et donner du sens à sa mission.


  • Les phases du projet : rappeler à chacun ce qui doit être fait pour assurer une compréhension optimale sur l’ensemble du projet.


  • L’équipe : il faut fluidifier les échanges au sein du groupe pour que chacun comprenne son rôle et celui des autres grâce au kick-off meeting. Le travail d’équipe sera mis en avant : chacun doit savoir à qui s’adresser, quand et comment pour être plus productif.


  • Les méthodes : la gestion des risques limite les pertes de temps en prévoyant les dangers et leurs solutions potentielles. Listez-les en équipe afin de les mettre en place rapidement, qu’il s’agisse de respecter le budget ou de gérer l’élément humain. Faites un plan de communication consistant à décider qui communique quoi, à qui, quand et comment (rapports hebdomadaires, mensuels, oraux ou écrits). Les outils permettront d’évaluer en continu l’avancement et la réussite du projet.


  • Les prochains rendez-vous : Planifier vos prochains rendez-vous de kick-off meeting. Organisez l’agenda, concrétisez-le et partagez-le.



Vous avez pour projet d’instaurer un kick-off mais vous avez besoin d’aide pour organiser votre événement ? Nous sommes là pour vous accompagner et vous conseiller.

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