1. Information sur l’entreprise
Nom de l’entreprise
Secteur
Taille
Entité à facturer
Puis des informations sur la personne de contact :
Nom/ Prénom
Fonction
Service
Téléphone
Adresse mail
2. Date et durée de l’évènement
Date de début
Date de fin
Date flexible
3. Contexte et enjeux de l’évènement
Pourquoi organisez-vous cet événement ?
Qu’avez-vous fait les années précédentes ?
Est-ce un événement régulier ? Ou appelé à le devenir ?
4. Qui va participer à l’évènement ?
Langue des participants
D’où viennent-ils?
Internet ou externe
Leurs fonctions
5. Localisation
Ou doit se dérouler votre événement ? Pourquoi ?
Quelles sont vos flexibilités ?
Avez-vous pensé aux transports des participants ? Comment ? Que comptez-vous faire ?
6. Le lieu
Quel type de lieu envisagez-vous ? (hôtel, château…) Pourquoi ?
Êtes-vous ouvert à des propositions originales ?
Les lieux des années précédentes ?
Y’a t-il des lieu que vous ne voulez pas ? Pourquoi ?
7. Le déroulé
Horaires d’arrivée de l’équipe organisatrice
Horaire d’arrivée des invités
Pouvez-vous décrire heure par heure comment va se dérouler l’évènement ?
8. Les besoins à coté
Team Building ? Transport ? Soirée ? Diner de gala ?…
9. Le budget
Budget Global HT et TTC
Budget pour le lieu et pour chacune des autres prestations
Budget N vs N-1
10. Comment gère t’on les participants ?
Invitation
Information
Accueil sur place
11. La logistique
Avez-vous des choses à acheminer sur le lieu de l’évènement (kakemono, documentation, goodies…)
Quand cela sera t’il livré ?
12. La décoration
Votre évènement a t’il une charte spécifique ? Comment doit-elle être déclinée sur place?
13. Les parties prenantes interne et qui décide (et quand)
Combien êtes-vous sur le projet ? Qui fait partie de l’équipe projet ? Quelles personnes, quels services ?
Est-ce que plusieurs personnes recherchent ? Ou organisent ?
Que se passe t’il en cas d’absence de votre part (maladie ou autre) ? Qui décide ? Qui doit on contacter ?
Qui est le décisionnaire final ?
14. Vos attentes sur cet événement / vos objectifs
Décrivez pourquoi vous faites cet événement et tous les objectifs que vous souhaitez atteindre.
15. La satisfaction et la réussite de votre évènement
Qu’est ce qui fera de votre évènement une réussite ?
Comment allez-vous mesurez cette réussite ? Idem pour la satisfaction ?